Nieuwe bezems vegen schoon. Philips-topman Cor Boonstra besloot kort na zijn aantreden de  organisatie van de kwakkelende elektronica-gigant eens flink op te schudden.. De bedrijfsstructuur moest meer transparant worden. Dertig business-groepen werden omgevormd tot honderd businesses, onder management van tien product-divisies. Dat betekende wel dat de afdeling Corporate Control, die onder andere de financiële rapportage aan de Raad van Bestuur toebereidt en opdient, veertig procent meer data op het bordje kreeg. 

 
Philips: snelste rapporteur 

De hele wereld in een database 

door Peter Lievense 
 

En dat terwijl sinds de invoering van het ‘one-database concept' waarbij de uit alle hoeken van de wereld aangeleverde boekhoudingen in een Adabas-database worden gekieperd, al duidelijk was dat het Consolidation and Management Reporting system (COMAR) dreigde te bezwijken onder de zware data-last. Meer MIPS onder de motorkap bood weinig soelaas. 
Corporate Control stelde een ‘dream-team' samen van Origin- en Software AG specialisten en eigen mensen, dat de bestaande configuratie in Eindhoven moest zien op te voeren. 
They made things better.  Door spreiding van data-invoer, het fine-tunen van hard- en software, en de installatie van Software AG's Fastpath is de belasting flink verminderd. 
Volgens Corporate Control IT-manager Peter Geelen werd de bescheiden investering binnen een maand terugverdiend. In dat sommetje zijn de eerder ingebouwde extra processoren niet meegerekend. Die komen voor rekening van service-provider Origin. Philips heeft alles uitbesteed en betaalt volgens Geelen ‘per tik'. 
 
 

Peter Geelen is verantwoordelijk voor de IT binnen Corporate Controle. Vijf mensen ondersteunen een tiental analisten en enkele bedrijfseconomen met training en een helpdesk. Daarnaast ontwikkelt de afdeling de applicaties en adviseert het de leiding over het IT-beleid. 
Corporate Control rapporteert direct aan de Raad van Bestuur volgens Geelen. ,,We produceren de maandcijfers en de externe-,  kwartaal- en jaarverslagen. COMAR is eigenlijk een datawarehouse waarin alle data verzameld, geaggregeerd en geconsolideerd wordt. De analisten gebruiken het Corporate Analysis and Publication System (CAPS), een OLAP-omgeving, als een managementbril om naar die informatie te kijken.'‘  
Om alle informatie efficiënt te kunnen verwerken is datamanagement onontbeerlijk. ,,Philips beschikt over een standaard rekeningenstelsel dat voorschrijft hoe mensen hun boekhouding moeten voeren en hoe de gegevens moeten worden aangeleverd.'‘ 
COMAR kwam in een stroomversnelling toen in 1995 het ‘One Database Concept' werd ingevoerd. De eigen COMAR-systemen van de verschillende product-divisies en de datacollectie- en rapporteringsystemen van de afdelingen in de verschillende landen werden op zolder gezet. 

Jan Fransen is al sinds het begin der tijden als medewerker van een groep van elf Origin-mensen bij Corporate Control gedetacheerd. Het Origin-team is verantwoordelijk voor het functioneren van  programmatuur en systemen. Fransen spreekt van een drastische verandering. ,,Tot dan toe werden de gegevens eerst lokaal verwerkt en daarna door de landencentrales geconsolideerd. Vaak zat er dan ook nog een product-divisie tussen met een eigen berichtgeving. Nu werden alle sub-consolidaties er tussen uitgehaald en stuurde een afdeling die de boekhouding had afgesloten alle data direct naar hier. Het aantal gedefinieerde gebruikers steeg in een klap van vijftien naar drieduizend.'‘ 

De data bereikt Corporate Control veelal via het eigen wereldwijde multiprotocol-netwerk. Philips hanteert een eigen kalender op basis van een 4-4-5 weken systeem. Deze maand eindigt altijd op zondag middernacht.  De deadline voor de afdelingen lag tot twee jaar geleden op donderdagmiddag 12 uur. Als de kraan flink openstond was een aantal van dertigduizend getallen per uur geen uitzondering. Deze piek veroorzaakte opstoppingen in COMAR en vertragingen voor de andere applicaties die op het mainframe draaiden. Fransen dook onder de motorkap. ,,We vervingen de vier processoren van 25 MIPS door twee van 55. Later hebben we er nog een derde bijgezet. Maar de Adabas is niet multiprocessing en dat bleek de bottleneck van het geheel.'‘ 

Met de veranderingen die de nieuwe voorzitter van de Raad van Bestuur, Boonstra, doorvoerde, werd de druk op het systeem groter. De business-groepen werden opgesplitst in honderd businesses met een eigen verantwoordelijkheid; het zogenaamde governance model.  
Geelen schat dat het aantal data-elementen met veertig procent toenam. ,,Een fabriek in Hasselt, die bijvoorbeeld eerst voor twee groepen werkte, moest nu ineens rapporteren voor bijvoorbeeld zes businesses. Dat betekent drie keer zoveel rapportage.'‘ 
Wereldwijd rapporteren nu ongeveer 1250 organisaties bij Corporate Controle. 
Omdat de performance-problemen niet met louter extra pk's konden worden opgelost, formeerden Fransen en Geelen multi-disciplinair team. Allereerst werd de piek uitgesmeerd. De deadline ligt nu op donderdagochtend om zes uur zodat de Europese organisaties al op woensdag beginnen met hun gegevens door te sturen. Maar het meeste rendement werd behaald door tuning, meent Geelen. ,,In het team zaten mensen van Origin en Software AG met kennis van de hardware, het operating system, cpu's en I/O, middleware en natuurlijk de applicaties. Daardoor was het mogelijk om alles zo op elkaar aan te sluiten dat er zo weinig mogelijk overhead gecreëerd werd door het vergroten van buffers, het aanpassen van parameters, het berekenen van dedicated blockingfactors. Het was een spel van tunen en proberen.'‘ 
Ook werd Fastpath van Software AG geïmplementeerd. Een voor de hand liggende keuze vindt Fransen. ,,Alle data-elementen die binnenkomen moeten gecontroleerd worden. Fastpath is eigenlijk een stukje middleware. Het draait in een aparte adressing-space en bouwt als het ware in het geheugen een database op van alle zaken waaraan je al gerefereerd hebt . Fastpath zoekt eerst gegevens in de eigen database en hoeft dan niet meer naar Adabas te gaan als het gegeven al aanwezig is. Dat scheelt enorm in I/O en dus CPU-gebruik. Het aantal commando's van de Adabas gaat dan drastisch omlaag. Ruim zestig procent van alle commando's wordt nu afgedekt door Fastpath. Dat zijn vooral de look-up functies, daar maak je voor elk data-element gebruik van.'‘ 

De operatie heeft zijn vruchten afgeworpen. De andere applicaties, die parallel aan de database draaien, worden niet meer vertraagd door lange responstijden en COMAR heeft een tweede leven: de performance is met vijftig procent toegenomen.  
Geelen is tevreden; de investering is in minder dan een maand terugverdiend. ,,De hardware-uitbreiding telt voor ons niet mee, wij betalen per eenheid ongeacht hoeveel MIPS er in de machine zitten. De teamleden hebben er bij elkaar misschien twee man-maanden aan gewerkt. Maar de run-costs van de machine zijn met tien tot dertig procent terug gelopen. We hielden eerst bijna de helft van de mainframe bezet. Dat scheelt ons ruim twee miljoen gulden per jaar.'‘  
De keuze voor een andere database is nooit ter sprake gekomen. Niet alleen zou het ‘down-sizen' van COMAR teveel voeten in de aarde hebben, maar Geelen ziet ook geen alternatieven. ,,Adabas is bij uitstek de geschikte database voor applicaties met hoge volume transacties in een kort tijdsbestek. Wij boosten in de piekperiodes; de rook komt dan bij wijze van spreken uit de mainframe. Daarnaast is Adabas een stuk goedkoper in beheer en onderhoud dan bijvoorbeeld DB2.'‘ 

COMAR bestaat uit ongeveer vierduizend modules die zijn ontworpen met Software AG's Natural en draait bovenop de Adabas-database van vijf Giga-byte. 
Opvallend genoeg neemt de organisatie van de autorisatie en de additionele functies meer modules in beslag dan het binnenhalen van de gegevens en bijvoorbeeld het omrekenen. Zowel online als in de batch zijn er twaalf modules beschikbaar voor het screenen en opbergen van de gegevens. Alle andere modules dienen voor het beheer van de tabellen en het uitvoeren van de additionele functies, zoals selecteren, printen, downloaden. 
. 
De verantwoordelijken binnen de product-divisies en de regio's  kunnen meekijken in COMAR zodra de informatie is aangeleverd. Wie toegang heeft tot welke informatie is nauwkeurig afgebakend volgens Fransen. ,,Iedere gebruiker kan met het pull-systeem zijn eigen EIS/OLAP systeem bijwerken. Voor veel organisaties is deze OLAP omgeving ook CAPS. De autorisatie wordt gestuurd op combinatie van organisatie en product-divisie. Een verantwoordelijk binnen een landen organisatie voor een bepaalde product-divisie mag alleen de voor hem relevante informatie zien, bijvoorbeeld die voor lightning in België. Ook het invoeren van informatie in CAPS is nauwkeurig vastgelegd. Door de verschuivingen in de organisatie zijn er steeds nieuwe gegevens, tabellen en nieuwe functies bijgekomen.'‘ 

Corporate Control mag dan tevreden zijn met  Adabas, dat wil niet zeggen dat alle Philips-afdelingen met Software AG in zee gaan, meent Geelen. ,,SAG is een voorkeur-partner voor ons en bijvoorbeeld bij de afdeling Research en de administratie werken ze ook met Adabas. Voor de proprietary gebieden is Software AG een goede keuze. Maar er zijn ook afdelingen die nu voor andere leveranciers kiezen. De product-divisies die bezig zijn met de invoering van ERP-systemen in een midrange-achtige omgeving bijvoorbeeld komen toch vaak bij Oracle uit.'‘ 
Binnen Corporate Control is inmiddels een team geformeerd dat zich moet bezinnen op de ontwikkelingen van het rapportage systeem in het nieuwe millennium. Zoals het er nu naar uit ziet krijgt de niet-financiële rapportage een steeds groter aandeel. Geelen maakt deel uit van het team. ,,Philips is een aanhanger van het value based management, waarbij de belangen van de aandeelhouder hoog in het vaandel staan. Dat betekent dat ook de man op de werkvloer bij wijze van spreken moet weten wat zijn beslissingen voor invloed hebben op de prijs van het aandeel Philips. Dat kan een andere informatie behoefte met zich meebrengen. Er zit nu al wel wat niet-financiële data in COMAR, zoals personeelsaantallen, maar ik kan me voorstellen dat je probeert value-drivers te consolideren en rapporteren. Wat is ons brand-image, hoe meet ik de toegevoegde waarde van Philips, hoe wordt er tegen de betrouwbaarheid aangekeken. Dat hoeven we natuurlijk niet allemaal in COMAR op te lossen.'‘ 
Geelen denkt oplossingen te kunnen kopen. ,,Zoals we CAPS op COMAR hebben gezet om financiële data te kunnen bekijken, kun je je voorstellen dat we er andere bouwstenen om heen bouwen. Ik denk niet dat we die zelf gaan bouwen zoals we met COMAR en CAPS hebben gedaan. Met name voor de presentatie kant zijn er veel goede tools in de markt die je in kunt pluggen en waarmee je de gebruiker transparant naar de legacy-omgeving door kunt prikken. Dat zal wel meer web-technologie gebaseerd zijn.'‘ 

Anders dan de concurrentie biedt de huidige generatie Adabas-databases nog geen functionaliteit zoals object-oriëntatie en het verwerken van rijke gegevenstypen als beeld en geluid.. Maar ook bij Software AG waait tegenwoordig een frisse wind. Het bedrijf is over de proprietary-grenzen heen gestapt en komt met een aantal tools die voor integratie van oude en nieuwe technologien moet zorgen. Verstandig omdat zestig procent van alle Adabas-databases op mainframes draait. Fransen gelooft in de wederopstanding. ,,AG gaat het mogelijk maken om bit-strings in de database op te slaan. Met de moderne compressietechnieken kun je dan toch je toelichting op de cijfers wel verzamelen en ter beschikking stellen. Bovendien is het mogelijk om met Entire-X legacy-systemen te ontsluiten. Daarmee zouden we een combinatie kunnen leggen tussen COMAR en de door de Produkt-Divisies geimplementeerde ERP-systemen.'‘ 
De maand-cijfers zullen in de nabije toekomst wellicht nog sneller op tafel liggen, denkt Geelen. ,,Het afsluiten van de boekhouding neemt bij de verschillende organisaties nu nog enkele dagen in beslag omdat de administratie, de verkoop en de inkoop op aparte systemen gebeurt. Met de invoering van ERP-systemen wordt dat uiteindelijk een kwestie van een druk op de knop.'‘
 
 

ziet u geen menubalk links?

klik dan hier!